การนำเสนองานด้วยคอมพิวเตอร์

Microsort Office PowerPoint เป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่องาน Presentation โดยเฉพาะมีความสามารถในการสร้างงานพรีเซนต์ได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงงานพรีเซนต์ตามความต้องการได้อย่างสะดวก สวยงามและเอฟเฟ็กต์ต่างๆ ก็ดึงดูดผู้ชมได้มากกว่าการพรีเซนต์รูปแบบเดิมๆ

ฟีเจอร์ใหม่ของ PowerPoint 2007

             ในส่วนนี้จะกล่าวถึงว่ามีฟีเจอร์อะไรใหม่ๆ บ้างกับการพัฒนาของทาง Microsoft ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้งาน ซึ่งก็มีอย่างหลายและง่ายต่อการใช้งาน พร้อมทั้งความสามารถในการจัดทำเอกสารให้มีรูปแบบที่สวยงามด้วยกราฟิกแบบใหม่ ซึ่งผู้เขียนขออธิบายลักษณะเด่น และความสามารถที่น่าสนใจของ PowerPoint 2007 ดังนี้

- อินเตอร์เฟสดูทันสมัยใช้ง่ายกว่าเดิม    - ทูลบาร์เปลี่ยนเป็นริบบอน (Ribbon)      -สร้างงานพรีเซนต์ใหม่จาก Template

-ออกแบบสไลด์ได้อย่างมืออาชีพ     -กำหนดเอฟเฟ็กต์การเปลี่ยนสไลด์ได้ทันที    -มีสมาร์ทอาร์ต (SmartArt)

-ปรับแต่งภาพกราฟิกให้สวยงามเพียง คลิกเดียว       -ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการออกแบบหน้าสไลด์

            ในบางครั้งผู้สร้างงาน Presentation จะมีความสงสัยว่า มีหลักการอย่างไรบ้างที่จะทำให้การสร้างงานนำเสนอในแต่ละหน้ามีความน่าสนใจและถูกหลักในการออกแบบ เพื่อส่งเสริมให้งาน  Presentation สมบูรณ์ โดยทั่วไปการออกแบบหน้าสไลด์ที่ถูกต้องจะมีหลักการดังนี้

 -พื้นหลัง (Background)  เป็นปัจจัยแรกที่ส่งผลกับการออกแบบและผู้รับข้อมูลโดยตรง เพราะถ้าพื้นหลังไม่ดี จะทำให้ดูแล้วไม่สบายตา  ดังนั้น จึงต้องมีหลักการเพื่อเป็นพื้นฐานของแนวคิดคือต้องเป็นสไลด์ที่ใช้สีสบายตา 

-การเลือกใช้ภาพ เป็นการเสริมให้สไลด์ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น แต่ถ้ามีมากเกินไป จะทำให้เกิดความสับสนกับข้อมูล   ที่นำเสนอได้ ดังนั้นจึงมีวิธีการในการ เลือกใช้ภาพ ให้เหมาะสมดังนี้  1. ภาพที่นำมาใช้ต้องส่งเสริมข้อความที่นำเสนอ

                                                                                               2. ไม่ควรมีอักษรในภาพถ้าไม่จำเป็น

                                                                                               3. ภาพที่นำมาใช้ไม่ควรใช้ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มาก เพราะจะ

                                                                                                ทำให้โปรแกรมทำงานหนักขึ้น

-ขนาดของข้อความเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่สำคัญที่จะช่วยให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ในการสื่อให้ผู้ที่มารับข้อมูลเข้าใจ โดยมีหลักการดังนี้

1. ตัวอักษรต้องอ่านง่าย โดยปกติตัวอักษรควรมีขนาดตั้งแต่ 36-60 Point และควรเป็นตัวหนา เพื่อจะสื่อได้ชัดเจนมากขึ้น

2. ในหนึ่งสไลด์ไม่ควรใช้แบบตัวอักษรเกิน 2 ประเภทเพื่อความสวยงาม

-สีนับว่าเป็นส่วนสำคัญของการออกแบบหน้าจอ แม้ว่าโปรแกรมจะแสดงด้วยจอสี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะใช้สีได้ตามที่ผู้ออกแบบต้องการ ทั้งนี้เนื่องจากผู้ใช้จะต้องใช้สายตาดูจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานาน ถ้าโปรแกรมนำเสนอด้วยสีร้อน (Warm Colors) อาจทำให้เกิดความระคายเคือง สายตาของผู้ใช้ได้

กฎในการออกแบบหน้าสไลด์

        ในการสร้างสไลด์ในแต่ละหน้านั้น ผู้ใช้ควรมีกฎที่เป็นแนวทางในการสร้างงานนำเสนอก่อน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน โดยพอสรุปกฎได้ดังนี้

     -ในแต่ละสไลด์ควรมีหัวเรื่องเพื่อบอกถึงสิ่งที่จะอธิบาย
   -ตัวอักษรควรใช้ขนาดใหญ่ เพื่อให้ผู้รับฟังและรับชมสามารถมองเห็นอย่างชัดเจน
   - ควรใช้คำสั้นๆ ที่อ่านเข้าใจง่าย เพื่อให้เกิดความน่าสนใจและน่าติดตาม
   - หัวข้อของเนื้อหาไม่ควรเกิน 8 บรรทัดในหนึ่งสไลด์ เพราะถ้ามีมากเกินไปจะส่งผลทำให้สื่อได้ไม่ชัดเจน
   - ไม่ควรนำภาพมาเป็นพื้นหลัง (Background) เพื่อจะทำให้อ่านยาก
   -การใส่รูปภาพสงในสไลด์ควรใช้ขนาดพอสมควรไม่ใหญ่เกินไป

แนะนำเครื่องมือในริบบอน ( Ribbon)

            ภายในริบบอนจะประกอบไปด้วยเครื่องมือคำสั่งการใช้งาน โดยปุ่มคำสั่งเหล่านี้จะแบ่งเป็นหมวดหมู่และมีหน้าที่การใช้งานที่แตกต่างกันไป โดยในแต่ละริบบอนมีเครื่องมือพร้อมรายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้

ริบบอนหน้าแรก (Home)

ริบบอนการนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

ริบบอนแทรก (Insert)

ริบบอนตรวจทาน (Review)

  ริบบอนออกแบบ (Design)

               

 ริบบอนมุมมอง (View) 

ริบบอนภาพเคลื่อนไหว (Animation) 

ริบบอน Add-in

 

สร้างงานนำเสนอแบบง่ายๆ

          เมื่อได้ทราบถึงหลักการออกแบบหน้าสไลด์เพื่อการสร้างงาน Presentation กันไปแล้วให้หัวข้อนี้ผู้เขียนจะแสดงการสร้างงาน Presentation แบบง่ายๆ ว่าจะมีขั้นตอนเบื้องต้นอย่างไรบ้าง ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

-การเปิดโปรแกรม PowerPoint 2007

 -สร้างสไลด์แผ่นใหม่

1. คลิกปุ่ม (Office)

2. คลิกเลือกว่างและล่าสุด

3. คลิกที่งานนำเสนอเปล่า

4. คลิกปุ่ม สร้าง

-พิมพ์ข้อความลงในสไลด์

เมื่อเปิดหน้าสไลด์แล้วจะพบว่า มีพื้นที่สีขาวสำหรับพิมพ์ข้อความลงไป โดยการเริ่มต้นพิมพ์ข้อความลงในสไลด์ มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกให้ปรากฏเส้นเคอร์เซอร์ ตรงบริเวณกรอบที่ต้องการพิมพ์ตัวอักษร        

2. พิมพ์ข้อความตามต้องการ เมื่อพิมพ์ข้อความจนสุดบรรทัด โปรแกรมจะขึ้นบรรทัดใหม่ ให้โดยอัตโนมัติ (หากต้องการลบข้อความหรือคำผิด ก็ให้แดรกเมาส์ เลือกข้อความ จากนั้นกดปุ่ม <Backspace> ที่คีย์บอร์ด)

 -การจัดข้อความให้สวย

1. คลิกข้อความที่จะจัด

2 คลิกรูปแบบ

3. คลิกเลือกเครื่องมือที่ Ribbon โดยจัดตามต้องการ

- พื้นหลังสไลด์ (Background)

1. คลิกแท็บออกแบบ (Design)

2. คลิกเลือกแม่แบบที่ต้องการ (ผู้ใช้สามารถนำเมาส์เลื่อนไปยัง Background อื่นก่อนได้ ซึ่งโปรแกรมก็จะ พรีวิว Background นั่นให้ดูตัวอย่าง เมื่อถูกใจจึงคลิกเลือก)

3. จะปรากฏพื้นหลังตามต้องการ

 - การแทรกรูปภาพเข้ามาในสไลด์

1. คลิกแท็กแทรก (Insert)

2. คลิกปุ่ม รูปภาพ เพื่อเลือกรูปภาพที่จะนำมาใส่ในสไลด์

3. จะปรากฏหน้าต่างแทรกรูปภาพขึ้นมา ให้เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ภาพ

4. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ

5.   คลิกปุ่ม แทรก (Insert) เพื่อแทรกรูปในสไลด์

-การเพิ่มความสวยให้กับรูปภาพ

1. คลิกภาพในสไลด์ที่จะจัด

2. คลิกรูปแบบ

3. คลิกเลือกแบบที่ต้องการ

-เพิ่มหน้าสไลด์ใหม่

1. คลิกปุ่ม หน้าแรก

2. คลิกเลือก สร้างภาพนิ่ง

3. จะได้สไลด์เพิ่มขึ้นมา

-สร้างลูกเล่นเมื่อเปลี่ยนแผ่นสไลด์

1. คลิกหน้าสไลด์ที่จะใส่ Effect

2. คลิกแท็บภาพเคลื่อนไหว (Animation)

3.   คลิกเลือกรูปแบบ Effects ที่ต้องการ (ซึ่งจะมีตัวอย่างของเอฟเฟ็กต์แสดงขึ้นมาให้ดูด้วยระหว่างที่เลือก)

4. จะแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงให้เห็น

  5. สังเกตจะมีดาวปรากฏขึ้นในสไลด์

-การนำเสนอสไลด์

1. คลิกแท็บ การนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

2. คลิกปุ่ม ตั้งแต่ต้น เพื่อเริ่มแสดงการฉายสไลด์ ตั้งแต่สไลด์แรก

3.   สไลด์จะปรากฏเต็มจอคอมพิวเตอร์

4. กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด โปรแกรมจะเปลี่ยนหน้าสไลด์ทีละหน้า

5. เมื่อสิ้นสุดจะปรากฏหน้าจบการนำเสนอภาพนิ่ง

6. กดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดอีกครั้ง ก็จะกลับเข้าสู่หน้าโปรแกรมหลัก (หากในระหว่างการปรีเซนต์ต้องการออกสู่หน้าโปรแกรมหลักทันทีให้กดปุ่ม <Esc> บนคียร์บอร์ด

-การบันทึกไฟล์ PowerPoint

1. คลิกปุ่ม (office)

2. คลิก บันทึก

3. เลือกตำแหน่งที่ใช้ในการเก็บเอกสาร ในช่องบันทึกใน (Save in)

4. ตั้งชื่อเอกสารในช่องชื่อแฟ้ม (File name) ในตัวอย่างผู้เขียนใช้ ทัศนคติที่ดีในการทำงาน

5. คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อยืนยันการบันทึก

6. ปรากฏชื่อไฟล์ที่บันทึกบนแท็บชื่อหัวเรื่อง (Titlebar)

แหล่งที่มาของข้อมูล

  1. ธีรพงษ์ มงคลวุฒิกุล

         คู่มือโปรแกรม Mocrosoft Office PowerPint 2007 ฉบับสมบูรณ์

      2. ดวงพร เกี๋ยงคำ

        คู่มือ PowerPoint 2007 ฉบับสมบูรณ์